Suivre une avance de mission sans tableur

Beaucoup d’équipes voyagent encore avec une avance : la comptabilité vous remet un montant avant la mission, vous le dépensez en taxis, hôtel, données mobiles et repas, et au retour vous devez justifier chaque naira ou dollar. Les reçus finissent dans une poche, à moitié effacés, et le rapport se fait de mémoire en fin de semaine.

Le plus difficile est rarement le calcul. C’est le mélange : une avance en dollars US, des dépenses en naira, du liquide retiré à un taux que personne n’a noté, et un hôtel payé par carte à un autre taux. Expenses dans Quantum-NoteMaster est conçu pour ce type de mission, afin que le rapport soit prêt le jour de votre retour.

Ouvrez Expenses et créez une mission : un titre comme « Visite client à Abuja », les dates, l’objet et l’avance reçue, par exemple 1 500 US$. Définissez une fois votre pays et votre devise de base ; chaque mission démarre ensuite avec. Si votre entreprise demande des informations supplémentaires sur le rapport, comme un numéro de mission ou un service, ajoutez-les : la mission suivante reprend les mêmes champs.

Vous avez reçu de l’argent en cours de mission ? Ajoutez-le comme argent reçu, avec une date et une note. Vous enchaînez sur une mission précédente avec la même avance ? Reportez le solde de cette mission au lieu de repartir de zéro. Il peut même être négatif si l’entreprise vous devait de l’argent.

À une station de taxis, vous ne voulez pas de formulaire. Tapez une ligne comme « ₦18,000 taxi aéroport vers l’hôtel, espèces » et le montant, la devise, la description et le moyen de paiement sont remplis. Pressé ? Touchez Add by voice et dites-le. Si vous parlez une autre langue, choisissez-la sous « I speak » pour que la note soit comprise. Les notes courtes dont l’application n’est pas sûre sont conservées et marquées « Please check » au lieu d’être perdues.

Pour tout ce qui a un reçu, prenez-le en photo. La photo est enregistrée avec la dépense et figure dans le rapport. La lecture automatique des reçus est intégrée et s’active par espace de travail ; tant qu’elle ne l’est pas, vous saisissez le montant et la photo reste jointe. Vous avez pris la photo d’abord ? Touchez Fill in by voice sur cette dépense et dictez les détails. Vous avez saisi la dépense d’abord ? Ajoutez-lui la photo du reçu plus tard.

Chaque mission a des taux de change pour les pays visités, et chaque dépense est convertie dans votre devise de base. Les dépenses en naira sur une avance en dollars s’affichent dans les deux montants : un taxi de ₦18 000 apparaît comme environ 12,10 US$ quand le taux est de ₦1 488,10 par dollar.

Les espèces retirées à un distributeur ou dans un bureau de change ne sont pas une dépense : ce sont les taxis et repas payés avec qui le sont. Dites ou tapez « ATM 200,000 » et le retrait est classé dans Cash withdrawals, affiché à part et exclu des totaux. Ajoutez le montant réellement débité par votre banque, par exemple 134,40 US$ frais compris, puis touchez Use this withdrawal to set the rate. L’application calcule ce que l’argent liquide vous a vraiment coûté (₦1 488,10 par US$ dans cet exemple) et recalcule toutes les dépenses en naira de la mission.

Payé par carte ? Renseignez Amount charged avec ce qui a quitté votre compte, ou ce que la carte a débité en dollars. Ce montant remplace celui du reçu, et le rapport indique le taux qui en découle.

La page de la mission tient un total courant : argent reçu, total dépensé et solde, présenté comme la somme à rendre à l’entreprise ou la somme que l’entreprise vous doit. Des graphiques montrent la part de l’avance utilisée, les dépenses par catégorie et par jour, pour repérer tôt une avance qui s’épuise.

Dans l’exemple d’Abuja, 1 500 US$ reçus et 217,58 US$ dépensés laissent 1 282,42 US$ à rendre, l’hébergement étant la plus grosse catégorie. Ce sont les chiffres dont la comptabilité a besoin, sans que personne n’ouvre une calculatrice.

Download Excel donne un rapport de type comptable avec lignes de signature, et Download Excel (ledger) présente les entrées et sorties sur un solde courant, avec une colonne par catégorie. Les deux contiennent une feuille Summary avec graphiques, les taux utilisés, et les photos des reçus dans le fichier, à côté de chaque dépense. Download receipts (ZIP) fournit les photos en fichiers séparés, nommés selon les lignes du rapport.

Vous pouvez aussi saisir vos dépenses depuis Telegram en voyage : tapez une ligne au bot, envoyez /expense puis une note vocale, ou envoyez une photo de reçu. Elles arrivent sur votre mission ouverte la plus récente, prêtes pour le même rapport.