Transformer une pile de cartes de visite en contacts et Excel

Salons, visites clients et conférences se terminent tous de la même façon : une poche pleine de cartes de visite et pas le temps de les saisir. Une semaine plus tard, les cartes sont dans un tiroir, les e-mails de relance ne sont jamais partis, et personne ne se souvient du distributeur qui voulait la grille tarifaire.

Les cartes de visite dans Quantum-NoteMaster transforment cette pile en contacts pendant que la rencontre est encore fraîche. Vous photographiez les cartes, les informations sont lues pour vous, et chaque personne est prête à être appelée, contactée sur WhatsApp, enregistrée dans votre téléphone ou transmise à l’équipe commerciale dans un tableur.

Ouvrez Expenses et touchez Business cards. Sous « 1. Photograph the card », touchez Take photo pour une carte. Si le verso contient aussi des informations, comme un deuxième bureau ou un numéro WhatsApp, touchez « + Add the back too » et photographiez aussi cette face. Choisissez si vous voulez la mission où vous l’avez rencontré, puis touchez Read cards.

Vous avez une pile ? Posez les cartes côte à côte sur une table pour que chacune soit visible et prenez une seule photo. Chaque carte de la photo devient un contact distinct, jusqu’à dix par photo. Pour une plus grande pile, utilisez Photograph them one by one, qui ouvre l’appareil photo pour chaque carte, ou Pick photos from your gallery si vous avez déjà pris les photos.

Pour chaque carte, le nom, la fonction, la société, les numéros de téléphone, le numéro WhatsApp, l’e-mail, le site web et l’adresse sont remplis. Les numéros sont enregistrés au format international : un mobile de Lagos écrit 0803 000 1111 devient +234 803 000 1111 et fonctionne de partout. Les cartes en anglais, en français et en arabe sont toutes lues.

Chaque carte s’ouvre ensuite pour que vous la vérifiiez avec la photo affichée à côté du formulaire. Ce dont le lecteur n’était pas sûr est marqué « Please check », pour qu’aucun numéro mal lu ne passe inaperçu. Ajoutez une note tant que vous vous en souvenez, par exemple « Veut la grille tarifaire du T4 avant vendredi », et enregistrez. Si vous avez déjà quelqu’un avec le même numéro ou le même e-mail, on vous propose de fusionner les deux plutôt que de garder un doublon.

Chaque contact a des boutons WhatsApp, Call et Email, pour relancer directement depuis la liste. Pour garder quelqu’un dans le carnet d’adresses de votre téléphone, touchez Save to my phone. Sur iPhone, le contact s’ouvre et vous touchez Créer un contact. Sur Android, la fiche contact se télécharge : touchez Ouvrir, choisissez Contacts, puis Enregistrer.

Si vous avez connecté notre bot Telegram, Send to Telegram est le plus rapide sur Android. Le bot vous envoie la personne sous forme de fiche contact dans Telegram ; touchez-la, puis Add to contacts. Vous pouvez aussi ajouter des cartes depuis Telegram : envoyez la photo d’une carte avec la légende « card » et elle est enregistrée dans vos cartes de visite, sur votre mission ouverte la plus récente.

Touchez Download Excel (ou CSV) pour une ligne par personne : nom, fonction, société, numéros, WhatsApp, e-mail, site web, adresse, pays, la mission, la date de rencontre et vos notes. Choisissez d’abord une mission pour ne télécharger que les personnes rencontrées pendant celle-ci, idéal pour transmettre les contacts d’un salon à l’équipe commerciale le lendemain matin.

Les rapports de mission les reprennent aussi. Quand une mission a des contacts, son rapport Excel reçoit une feuille Contacts à côté des dépenses : la comptabilité voit le coût de la visite et l’équipe commerciale voit avec qui elle a eu lieu, dans le même fichier.

Les cartes de visite sont incluses à partir de la formule Starter. Chaque carte utilise une lecture IA du même quota mensuel que les reçus, et le recto et le verso d’une carte comptent pour une seule. Saisir un contact à la main est gratuit dans toutes les formules qui incluent les cartes de visite.

Les cartes contiennent les informations d’autres personnes, elles restent donc dans votre espace de travail : nous ne les contactons jamais, et vous pouvez supprimer un contact et sa photo à tout moment. Les contacts sont inclus quand vous téléchargez vos données, et supprimés quand vous supprimez votre compte.