Transformer les SMS bancaires en notes de frais
Collez les alertes de débit de votre banque dans une mission : elles deviennent des dépenses, rapprochées des reçus déjà saisis. Les reçus PDF sont lus aussi.
Votre banque vous envoie déjà un SMS à chaque paiement. Collez ces alertes dans votre mission et les dépenses, les montants débités et les frais bancaires se remplissent seuls, sans ressaisir deux fois.
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Amara · rappel
Votre banque garde déjà la trace de la mission
À chaque paiement par carte, virement ou retrait au distributeur, votre banque envoie une alerte de débit par SMS. Pendant une mission chargée, ces messages sont le relevé le plus complet dont vous disposez : le montant, la devise, la date et le lieu, envoyés au moment où l’argent quitte votre compte.
La difficulté, c’est de les faire entrer dans la note de frais. Recopier des montants depuis l’écran du téléphone vers un tableur est lent, et il est facile de saisir deux fois le même paiement : une fois depuis le reçu, une fois depuis l’alerte. Quantum-NoteMaster lit désormais les alertes pour vous et repère celles qui sont nouvelles.
Collez plusieurs alertes d’un coup
Ouvrez votre mission et touchez + Paste bank SMS. Copiez les alertes de débit depuis votre application de messages et collez-les dans la zone, plusieurs à la fois si vous voulez : une journée ou une semaine entière. Touchez Read messages : chaque alerte est lue pour son montant, sa devise, sa date et son lieu.
Chaque alerte devient sa propre ligne dans un aperçu, avec une case à cocher. Rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas choisi : décochez ce qui était personnel, puis touchez Add ticked items. Les lignes difficiles à lire sont tout de même proposées, marquées « Please check », pour que vous les revoyiez plus tard au lieu de les perdre.
- Add : un nouveau paiement qui n’est pas encore dans la mission.
- Fill in : un paiement déjà saisi depuis un reçu, complété avec ce que la banque a débité.
- Already added : une alerte déjà collée, qui n’est donc pas ajoutée deux fois.
- Skip : de l’argent reçu et non dépensé, comme un crédit. S’il concerne la mission, ajoutez-le dans Money received.
Reçus et alertes se complètent au lieu de se doubler
Imaginons que vous ayez photographié un reçu d’hôtel de 120 US$ et payé avec une carte en naira. L’alerte bancaire arrive ensuite : ₦186 000 débités au même hôtel. Au lieu d’ajouter une seconde dépense, l’aperçu propose Fill in. Cochez-la, et ₦186 000 devient le Amount charged de la ligne hôtel existante. Le reçu reste au dossier, et le rapport utilise ce qui a réellement quitté votre compte.
Les frais bancaires sont traités de la même façon. Quand une alerte comporte des frais distincts, comme des frais de carte ou de virement, ils deviennent une ligne à part, visible pour la comptabilité. Si vous collez deux fois les mêmes frais, ils sont reconnus et ne sont pas ajoutés à nouveau.
Ce que nous gardons, et ce que nous ne gardons jamais
Un message bancaire contient plus que ce dont une note de frais a besoin. Lors de la lecture, seuls le montant, la devise, la date, le lieu et la référence sont utilisés. Votre solde disponible et votre numéro de compte ne sont pas conservés, même s’ils figurent dans le message collé.
La lecture d’un collage compte pour une lecture de reçu dans l’allocation mensuelle de votre offre, quel que soit le nombre d’alertes. Coller une semaine d’alertes en une fois est donc la façon la plus économique de l’utiliser.
Transférer les alertes depuis Telegram en déplacement
Si vous avez connecté le bot Telegram de Quantum-NoteMaster, vous pouvez lui coller ou transférer une alerte bancaire directement depuis votre téléphone. Le bot la lit, l’ajoute à votre mission ouverte la plus récente et la marque « Please check », pour que vous la confirmiez dans l’application quand vous avez un moment.
Les retraits d’espèces dans une autre devise sont pris en charge aussi. Quand vous retirez de l’argent à l’étranger avec votre carte habituelle, l’alerte n’indique que ce qui a quitté votre compte : le bot et l’aperçu vous demandent donc combien d’espèces vous avez reçues. Laissez vide pour compléter plus tard. Notre guide sur les retraits à l’étranger explique comment ces espèces fixent ensuite un taux de change juste.
Les reçus PDF fonctionnent comme les photos
Tous les reçus ne sont pas en papier. Les applications de VTC, les compagnies aériennes, les hôtels et les virements bancaires envoient souvent un PDF. Dans une mission, touchez Upload photo or PDF et choisissez le fichier ; sur une dépense existante, utilisez Choose file. Dans Telegram, envoyez le PDF au bot comme fichier. Il est lu comme un reçu photographié : la date, le commerçant, le total et la devise sont remplis pour que vous les vérifiiez.
Le PDF lui-même est conservé comme reçu. Vous pouvez l’ouvrir depuis la dépense, et il figure dans Download receipts (ZIP), nommé selon la ligne du rapport. Les PDF jusqu’à 4 Mo sont acceptés, ce qui couvre presque tous les reçus électroniques et avis de virement.
Questions fréquentes
Dois-je coller les alertes une par une ?
Non. Collez autant d’alertes de débit que vous voulez en une fois. Chacune devient sa propre ligne dans l’aperçu avec une case à cocher, et seules les lignes cochées sont ajoutées.
Un paiement déjà saisi depuis un reçu sera-t-il compté deux fois ?
Non. Quand une alerte correspond à une dépense déjà dans la mission, l’aperçu propose Fill in au lieu de Add, et le montant bancaire devient le Amount charged de cette dépense.
Mon solde est-il enregistré ?
Non. Seuls le montant, la devise, la date, le lieu et la référence sont utilisés. Votre solde et votre numéro de compte ne sont pas conservés.
