تتبّع سلفة الرحلة دون جداول بيانات

ما زالت فرق كثيرة تسافر بسلفة: يعطيك قسم المالية مبلغًا قبل الرحلة، فتنفقه على سيارات الأجرة والفندق وباقات البيانات والوجبات، وعند العودة عليك أن تبيّن أين ذهبت كل نايرا وكل دولار. تنتهي الإيصالات في الجيب، نصفها باهت، ويُكتب التقرير من الذاكرة في نهاية الأسبوع.

الصعوبة نادرًا ما تكون في الحساب. إنها في الخليط: سلفة بالدولار الأمريكي، وإنفاق بالنايرا، ونقد من صراف آلي بسعر لم يدوّنه أحد، وفندق مدفوع بالبطاقة بسعر آخر. صُمّمت Expenses في Quantum-NoteMaster لهذه الرحلة بالضبط، ليكون التقرير جاهزًا يوم وصولك.

افتح Expenses وأنشئ رحلة: عنوان مثل «زيارة عميل في أبوجا»، والتواريخ، والغرض، والسلفة التي استلمتها، مثلًا 1,500 دولار أمريكي. حدّد بلدك وعملتك الأساسية مرة واحدة، فتبدأ كل رحلة بعدها بها. وإن طلبت شركتك بيانات إضافية في التقرير، مثل رقم الرحلة أو القسم، فأضفها وستبدأ الرحلة التالية بالحقول نفسها.

استلمت مالًا إضافيًا أثناء الرحلة؟ أضفه كمبلغ مستلم مع تاريخ وملاحظة. تواصل السفر من رحلة سابقة بالسلفة نفسها؟ رحّل رصيد تلك الرحلة بدل البدء من الصفر. وقد يكون سالبًا إن كانت الشركة مدينة لك.

عند موقف سيارات الأجرة لا تريد نموذجًا. اكتب سطرًا مثل «⁦₦18,000 taxi airport to hotel, cash⁩» فتُملأ القيمة والعملة والوصف وطريقة الدفع. مستعجل؟ اضغط Add by voice وقُلها. وإن كنت تتحدث لغة أخرى فاخترها من «I speak» ليُفهم التسجيل. الملاحظات القصيرة التي لا يتأكد منها التطبيق تُحفظ وتُعلَّم بـ «Please check» بدل أن تضيع.

لكل ما له إيصال، التقط صورة. تُحفظ الصورة مع المصروف وتدخل في التقرير. القراءة الآلية لصور الإيصالات مدمجة وتُفعَّل لكل مساحة عمل؛ وإلى أن تُفعَّل، تُدخل أنت المبلغ وتبقى الصورة مرفقة. التقطت الصورة أولًا؟ اضغط Fill in by voice على ذلك المصروف وقل التفاصيل. أضفت المصروف أولًا؟ أرفق صورة الإيصال به لاحقًا.

لكل رحلة أسعار صرف للدول التي تزورها، ويُحوَّل كل مصروف إلى عملتك الأساسية. يظهر الإنفاق بالنايرا على سلفة بالدولار بالمبلغين معًا، فسيارة أجرة بـ ₦18,000 تظهر بنحو 12.10 دولارًا عندما يكون السعر ₦1,488.10 للدولار.

النقد المسحوب من صراف آلي أو مكتب صرافة ليس مصروفًا، بل سيارات الأجرة والوجبات التي تدفعها به. قل أو اكتب «ATM 200,000» فيُصنَّف تحت Cash withdrawals، ويُعرض منفصلًا ويُستبعد من المجاميع. أضف المبلغ الذي خصمه مصرفك فعلًا، مثلًا 134.40 دولارًا شاملًا الرسوم، ثم اضغط Use this withdrawal to set the rate. يحسب التطبيق ما كلّفك النقد فعلًا (₦1,488.10 للدولار في هذا المثال) ويعيد حساب كل مصروفات النايرا في الرحلة.

دفعت بالبطاقة؟ املأ Amount charged بما خرج من حسابك أو بما خُصم من البطاقة بالدولار. يُستخدم هذا المبلغ بدل مبلغ الإيصال، ويعرض التقرير السعر الناتج عنه.

تحتفظ صفحة الرحلة بمجموع جارٍ: المبلغ المستلم، وإجمالي الإنفاق، والرصيد، موسومًا بأنه مبلغ يُعاد إلى الشركة أو مبلغ تدين به الشركة لك. وتُظهر الرسوم البيانية نسبة ما استُخدم من السلفة، والإنفاق حسب الفئة وحسب اليوم، فتلاحظ مبكرًا اقتراب نفاد السلفة.

في مثال أبوجا، 1,500 دولار مستلمة و217.58 دولارًا منفقة تترك 1,282.42 دولارًا للإعادة، والإقامة هي الفئة الأكبر. هذه هي الأرقام التي يحتاجها قسم المالية، دون أن يفتح أحد آلة حاسبة.

يمنحك Download Excel تقريرًا بأسلوب محاسبي مع أسطر للتوقيع، ويعرض Download Excel (ledger) الداخل والخارج على رصيد جارٍ واحد، بعمود لكل فئة. يتضمن كلاهما ورقة Summary برسوم بيانية، والأسعار المستخدمة، وصور الإيصالات داخل الملف بجانب كل مصروف. ويقدّم Download receipts (ZIP) الصور كملفات منفصلة بأسماء تطابق صفوف التقرير.

يمكنك أيضًا تسجيل المصروفات من Telegram أثناء السفر: اكتب سطرًا للبوت، أو أرسل /expense ثم ملاحظة صوتية، أو أرسل صورة إيصال. تصل إلى أحدث رحلة مفتوحة لديك، جاهزة للتقرير نفسه.